Les entreprises cherchent constamment à optimiser leur gestion administrative. Face à cette réalité, Arkevia propose une solution numérique innovante. Ce portail permet aux professionnels de centraliser et d’automatiser de nombreuses tâches, réduisant ainsi les délais et les erreurs humaines.
En utilisant Arkevia, les utilisateurs peuvent accéder rapidement à leurs documents, gérer leurs factures et suivre leurs dossiers en temps réel. Cette technologie intuitive simplifie les processus, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Adopter Arkevia, c’est choisir l’efficacité et la modernité pour son entreprise.
Qu’est-ce qu’Arkevia et comment fonctionne-t-il ?
Arkevia, développé par Cegedim, est une plateforme numérique dédiée à la dématérialisation et à la gestion de documents. Elle s’adresse principalement aux entreprises souhaitant optimiser leur gestion administrative tout en garantissant une conformité stricte avec les régulations en vigueur, notamment le RGPD.
Cette plateforme permet de centraliser tous les documents des salariés, qu’il s’agisse des bulletins de salaire, des contrats de travail ou des notes de frais. En facilitant l’accès à ces documents et en assurant leur sécurité, Arkevia offre une solution complète pour la gestion documentaire.
Fonctionnalités principales
- Coffre-fort numérique : stockage sécurisé des documents.
- Dématérialisation des bulletins de salaire : envoi électronique des fiches de paie.
- Gestion des documents RH : centralisation et organisation des dossiers des employés.
Le portail Arkevia est conçu pour être conforme au RGPD. Cela signifie que toutes les données personnelles des salariés sont protégées et traitées selon les normes européennes de protection des données. Les entreprises utilisant Arkevia peuvent donc rassurer leurs employés sur la confidentialité et la sécurité de leurs informations personnelles.
Arkevia simplifie et sécurise la gestion documentaire, permettant ainsi aux entreprises de gagner en efficacité et en sérénité.
Les fonctionnalités clés d’Arkevia
Arkevia se distingue par une série de fonctionnalités destinées à simplifier et sécuriser la gestion documentaire des entreprises. Voici les principales :
Coffre-fort numérique
La fonctionnalité phare d’Arkevia est son coffre-fort numérique. Ce service permet de stocker en toute sécurité l’ensemble des documents de l’entreprise. Chaque document est chiffré et accessible uniquement par les personnes autorisées, garantissant ainsi une confidentialité maximale.
Dématérialisation des bulletins de salaire
Avec Arkevia, la dématérialisation des bulletins de salaire devient une opération simple et rapide. Les fiches de paie sont envoyées électroniquement aux salariés, réduisant ainsi les coûts liés à l’impression et à l’envoi postal. Cette fonctionnalité assure aussi une meilleure traçabilité et facilite les contrôles internes.
Gestion des documents RH
Arkevia propose une gestion centralisée des documents RH. Cette fonctionnalité permet de regrouper et d’organiser l’ensemble des dossiers des employés : contrats de travail, évaluations, formations, etc. L’accès à ces documents est simplifié, permettant aux services RH de gagner en efficacité.
Conformité RGPD
La conformité au RGPD est un atout majeur pour Arkevia. Les données personnelles des salariés sont protégées selon les normes européennes. Les entreprises peuvent ainsi assurer à leurs employés que leurs informations sont traitées de manière sécurisée et conforme.
En synthèse, Arkevia est une plateforme numérique complète et sécurisée qui permet aux entreprises de gagner en efficacité administrative tout en garantissant la protection des données de leurs salariés.
Les avantages d’Arkevia pour les entreprises et les salariés
L’utilisation d’Arkevia présente plusieurs avantages pour les entreprises comme pour les salariés. Les entreprises bénéficient d’une réduction significative des coûts administratifs grâce à la dématérialisation des documents. Par exemple, le Crédit Agricole utilise Arkevia pour optimiser ses processus internes et améliorer la satisfaction client. De même, Renault a adopté cette solution pour renforcer la confiance de ses clients et simplifier ses opérations commerciales.
Pour les salariés, Arkevia garantit un accès rapide et sécurisé à leurs documents personnels, tels que les bulletins de salaire et les contrats de travail. Cela facilite leur gestion quotidienne et assure une meilleure transparence. La Mairie de Bordeaux a ainsi modernisé son service public en utilisant Arkevia, renforçant la transparence et l’efficacité administrative.
- Clinique Saint-Jean : dématérialisation des bulletins de paie et amélioration de la productivité.
- Leroy Merlin : partenariat stratégique pour offrir des solutions innovantes à ses clients.
Les entreprises partenaires de la plateforme, telles que celles mentionnées ci-dessus, témoignent de l’efficacité et de la fiabilité d’Arkevia. La centralisation et la sécurisation des documents permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs liées à la gestion papier. Cela conduit à une meilleure organisation interne et à une plus grande satisfaction des employés.
Comment intégrer Arkevia dans votre organisation
L’intégration d’Arkevia dans votre organisation nécessite une planification minutieuse et une collaboration étroite avec les parties prenantes internes. Voici quelques étapes clés pour réussir cette transition :
Évaluation des besoins
- Identifiez les processus administratifs et les flux de documents actuels.
- Déterminez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre avec Arkevia : réduction des coûts, amélioration de la productivité, conformité réglementaire, etc.
Implication des équipes
- Formez un groupe de travail incluant des représentants des ressources humaines, des gestionnaires de paie et des services informatiques.
- Assurez-vous que chaque partie prenante comprenne les fonctionnalités et les avantages de la plateforme.
Déploiement technique
- Travaillez en étroite collaboration avec les experts de Cegedim pour configurer la plateforme Arkevia selon vos besoins spécifiques.
- Veillez à ce que la solution soit conforme au RGPD, garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité des données.
Formation et support
- Organisez des sessions de formation pour les utilisateurs finaux afin de maximiser l’adoption et l’efficacité de la plateforme.
- Préparez un plan de support continu pour répondre aux questions et résoudre les problèmes éventuels.
En suivant ces étapes, les entreprises peuvent intégrer Arkevia de manière fluide et efficace, en maximisant les bénéfices de cette solution numérique pour la gestion des documents.
