Un employeur peut offrir des cadeaux à ses salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Les raisons de ce geste peuvent être multiples. En effet, il peut s’agir d’un cadeau pour les encourager ou pour les soutenir lors d’un événement. Et ce, à l’instar d’un mariage, de la Noël, ou de la rentrée scolaire. Toutefois, il revient de s’interroger sur la comptabilisation desdits cadeaux.
Pourquoi offrir des cadeaux à ses salariés ?
À cette interrogation, disons qu’offrir des cadeaux à ses salariés relève d’une stratégie qui permet de valoriser ses salariés. Aussi, l’entreprise est constituée de personnes qui œuvrent ensemble pour l’atteinte des objectifs fixés par celle-ci. De ce fait, les salariés ainsi que l’employeur forment une famille au sein de laquelle chacun joue sa partition. En conséquence, lorsqu’un événement marque la vie d’un salarié, tous les autres membres sont tenus de le soutenir. À cet effet, il peut s’agir d’un mariage, d’un anniversaire.
Par ailleurs, pour ce qui est des cadeaux collectifs, ils symbolisent la reconnaissance face aux efforts fournis par les salariés. Dans ce contexte, le cadeau vaut source de motivation. En effet, cela permettra aux salariés de toujours donner le meilleur de lui-même. Et, soulignons-le, un employé heureux est gage d’une cohésion sociale au sein de l’entreprise. De plus, un employé considéré se donnera à cœur joie à l’exécution des tâches qui lui seront : confiées.
Au nombre des cadeaux à offrir aux salariés, l’on peut retrouver des bons d’achats dans des boutiques. En plus, l’employeur peut offrir des coffrets, des chèques-cadeaux, des étrennes, des montres, etc.
La comptabilisation des cadeaux offerts aux salariés d’une entreprise
Dans le cadre de la comptabilisation des cadeaux offerts aux salariés, diverses étapes sont à respecter. Ainsi, dans un premier temps, il faut comptabiliser l’achat du cadeau. Celui-ci se fera en deux étapes :
- Constatation de la dette lors de l’achat en magasin ou auprès des organismes sociaux : Dans ce contexte, il faut débiter le compte 437 « Autres organismes sociaux » et ensuite créditer le compte de tiers 401 « Fournisseurs ».
- Lors du règlement de ladite dette ou de l’achat : Il faudra débiter le compte de tiers 401 « Fournisseurs » et créditer ensuite le compte de règlement 512 « Banque ».
Dans un second temps, il faut comptabiliser la remise du cadeau aux salariés. Pour ce faire, il faut débiter le compte 647 « Autres charges de personnel ». Par la suite, le comptable crédite le compte 437 « Autres organismes sociaux ». Lorsque lesdits cadeaux sont soumis à des cotisations sociales, un compte d’avantages en nature facilitera le rapprochement avec la DADS/DSN.
Les limites à respecter pour les cadeaux offerts aux salariés
Si offrir des cadeaux à ses salariés peut être une excellente initiative de la part d’une entreprise, il faut toutefois respecter certaines limites. Effectivement, l’article L 3242-1 du Code du travail stipule que les cadeaux ou bons d’achat alloués aux salariés ne doivent pas constituer un avantage en argent.
Les chèques et cartes-cadeaux, destinés à être utilisés dans plusieurs enseignes (tels que les chèques culturels), sont considérés comme des avantages en nature. De ce fait, ils seront soumis à des cotisations sociales et fiscales. Les bons d’achat ou cadeaux attribués ‘en nature’ sont également concernés par ces limites s’ils dépassent le seuil autorisé de 5 % du plafond mensuel de sécurité sociale (PMSS), soit actuellement un montant maximum de 169 euros TTC pour l’année.
Cette somme doit être répartie sur l’ensemble des événements susceptibles de donner lieu à une attribution : mariage, PACS (Pacte civil de solidarité), naissances…
Il est bon de rappeler qu’un certain nombre d’exonérations existent. Par exemple, lorsqu’il s’agit d’événements familiaux tels que la naissance ou encore le mariage.
Donc, ‘offrir des cadeaux reste une tradition qui perdure depuis longtemps dans nos entreprises. Toutefois, pour respecter sa place et son rôle au sein des entreprises en France, il y a nécessairement quelques règles à élaborer.’
Les conséquences fiscales et sociales des cadeaux offerts aux salariés
Au-delà des limitations imposées par la loi sur les cadeaux offerts aux salariés, il faut se pencher sur les conséquences fiscales et sociales qui s’y rattachent.
Effectivement, ces avantages en nature sont considérés comme du salaire, soumis eux aussi à des cotisations sociales. Les montants alloués doivent alors être déclarés auprès de l’URSSAF.
Les cotisations sociales concernent notamment : la sécurité sociale (assurance maladie-maternité), l’assurance vieillesse, le régime d’invalidité-décès… Leur taux varie selon le type d’avantages en nature attribués. Pour les chèques-cadeaux ou bons-cadeaux distribués aux salariés lors d’événements familiaux tels que les mariages ou les naissances, par exemple, ils ne seront pas soumis aux charges sociales si leur valeur est inférieure à 169 €.
Il faut savoir que dans certains cas exceptionnels, ces avantages peuvent être exonérés de cotisations patronales sous certaines conditions liées au caractère facultatif et occasionnel du versement.
Une taxe doit être payée pour tout avantage en nature supérieur à 2 % du plafond annuel de sécurité sociale, soit actuellement un montant maximum de 67 euros. Cette taxe est payable directement par l’entreprise bénéficiaire des services ou biens fournis gratuitement au profit des travailleurs qu’elle emploie.
Bien que cela puisse sembler fastidieux, il faut se tenir informé sur ces implications fiscales et sociales afin d’éviter toute mauvaise surprise. Les cadeaux offerts aux salariés doivent être une source de motivation et non pas un fardeau administratif.
