L’organisation de l’espace de travail peut avoir un impact sur l’efficacité des travailleurs. Un cadre de travail agréable peut être une source de motivation. Il convient donc de revoir l’organisation de votre espace de travail afin d’optimiser votre productivité. Découvrez dans cet article quelques astuces pour mieux organiser votre espace de travail.
Faire un état des lieux
La transformation de l’espace de travail constitue un véritable projet, car les éléments à prendre en considération sont multiples. Pour bien organiser votre espace de travail, il convient de commencer par dresser un état des lieux. Cela vous permettrait de connaître les documents à conserver ou à jeter. Tout dépendra aussi de là où vous travaillez. Si vous êtes par un travailleur indépendant qui travaille principalement à domicile, il est primordial de créer un véritable espace bureau afin de séparer vie familiale et vie professionnelle. Il ne faudrait pas travailler dans le divan ou la salle à manger. La meilleure solution est de disposer d’une pièce dédiée où vous pourrez rester sans être dérangé.
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Si cela n’est pas possible, vous devez alors trouver une autre solution pour séparer la vie professionnelle et la vie familiale. Un petit bureau d’appoint serait idéal. Lorsque vous travaillez en entreprise, en plus de vos propres habitudes, vous devez aussi tenir compte de celles de vos collègues. Il faudra avoir un espace de travail clair et net pour que vos collègues ne déplacent pas vos affaires.
Bien choisir son bureau de travail
Votre bureau doit être à la fois confortable et accueillant. Avant de choisir votre bureau, vous devez d’abord évaluer vos besoins. Si votre travail requiert l’usage de nombreux accessoires, vous devez éviter les bureaux minimalistes et sans rangement. Vous pouvez opter pour un joli plateau avec tréteaux et caissons à tiroirs. La taille minimale est de 120×60 cm. Sinon, un bureau de 140×80 cm constitue le choix idéal pour travailler confortablement sur ordinateur et ranger vos documents papiers. Concernant la matière de fabrication, tout dépend de vos goûts. Les bureaux en verre sont pratiques et hygiéniques, mais ils sont plus fragiles que ceux en bois ou stratifié.
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En ce qui concerne la chaise de bureau, vous devez choisir un fauteuil ergonomique qui offre un soutien à la colonne lombaire et vous permettra de rester droit. Assurez-vous aussi de disposer des instruments fonctionnels et efficaces pour vos tâches quotidiennes. En effet, la qualité de votre équipement de travail peut aussi influencer votre rendement.
Miser sur un bureau fonctionnel
Pour organiser au mieux votre espace de travail, vous devez faire de votre bureau un endroit fonctionnel. Chaque chose doit rester à sa place. Vous pouvez organiser votre bureau en trois zones (zone de travail active, zone de transit et zone de classement). Votre zone de travail active peut être constituée de votre ordinateur, l’imprimante, un carnet, votre téléphone ainsi que les fournitures nécessaires. Les courriers à traiter, les factures à payer, les documents à classer ou autres trouveront leur place dans la zone de classement. La zone de transit sera réservée aux dossiers en cours. Il est aussi conseillé d’utiliser des carnets To Do List pour noter vos idées.
Optimiser le rangement et l’agencement de ses accessoires de travail
En plus de votre bureau, vous devez ranger vos accessoires de travail. Pour cela, vous pouvez utiliser des tiroirs, des étagères ou des boîtes afin de ranger correctement vos fournitures. Il ne faut pas hésiter à jeter les choses inutiles ou qui ne servent plus, car elles prennent de la place pour rien.
Vous devez maintenir votre bureau propre pour éviter que les déchets s’accumulent. Dans le cas où vous n’avez pas assez d’espace, vous pouvez investir dans des boîtes transparentes empilables qui sont très pratiques pour stocker tout ce qu’il vous faut sans prendre trop de place.
Pour optimiser davantage votre espace de travail, il peut être judicieux d’utiliser des organiseurs verticaux pour les documents en cours ainsi que pour ceux ayant un caractère confidentiel. Les classeurs peuvent aussi être utiles dans cette optique.
N’hésitez pas non plus à personnaliser votre espace avec quelques décorations comme un cadre photo ou une plante verte, mais attention à ne pas en faire trop au risque qu’elles deviennent distrayantes.
Rappelez-vous que l’aménagement idéal sera celui qui répondra parfaitement aux besoins spécifiques liés à l’utilisation quotidienne du poste informatique professionnel et/ou personnel chez soi : confort physique/ergonomie et efficacité opérationnelle notamment !
Les bienfaits d’une bonne organisation sur la productivité et le bien-être au travail
L’organisation de l’espace de travail : des études ont montré que l’environnement physique peut avoir un impact direct sur la performance cognitive. Un espace de travail organisé permet une meilleure concentration et favorise la créativité.
Travailler dans un environnement propre et rangé réduit le stress lié à des tâches encombrées ou désordonnées. Les employés qui se sentent bien dans leur environnement professionnel sont plus susceptibles d’être motivés à accomplir leurs tâches avec succès.
En termes d’ergonomie, l’aménagement adéquat du poste informatique et/ou personnel chez soi a aussi fait preuve de sa capacité à prévenir les troubles musculo-squelettiques (TMS). Le choix judicieux du mobilier ainsi que le positionnement optimal des différents éléments (clavier/souris/moniteur/lampe) sont autant d’exemples illustratifs.
Il est donc primordial pour les entreprises et les employés eux-mêmes de prendre en compte l’importance de l’organisation spatiale afin d’améliorer leur productivité tout en garantissant leur bien-être physique et mental. En adoptant ces pratiques simples mais efficaces, vous pouvez améliorer vos performances professionnelles tout en maintenant votre santé mentale intacte !
